一文讲透PPT这门技术活儿

老泡

3年前

【摘要】：广告人江湖地位下滑的本质是什么？怎样的广告公司依然能占有话语权？以及广告人可以如何进化？

写PPT是综合了思考、美学、演示的一门艺术活儿；想要从PPT新手变熟手、由PPT老炮进阶大牛？你需要掌握这些硬核技术。

话不多说，直接上货！

Part 1：制作PPT三个环节

说起PPT的制作，大部分人的第一反应是如何把视觉做的好看，但仅仅是排版好看的PPT就跟夜店的小姐一样，拥有诱人靓丽的外表，但缺乏有趣生动的灵魂。如果你在生活工作当中经常写PPT，就会发现视觉排版虽重要，却仅是锦上添花的辅助要素。

而一份优秀的PPT是“构思”“设计”“演绎”三个环节的有效结合，PPTer需要同时在扮演着三种角色：编导，设计师，演员。

（1）构思是PPT的前提

明确目标：需要阅读型还是演讲型PPT？

阅读型PPT是将我们想表达的信息详细的呈现在幻灯片中，文字和内容会比较多；演讲型PPT只需把核心要点提炼出来即可，主要靠讲演者的解说演示。

收集观点：观点是否清晰？

最好能用一句话来概括PPT的主题，在演讲过程中想要短时间内说服别人，用一句话来提炼主题至关重要；譬如很多人介绍公司优势动不动就说整合型业务，反而让对方看不出核心优势在哪。

比如聚美优品最开始定位女性化妆品团购，吸引了一大批爱美的女性忠实用户；随着业务扩张转型成多元电商平台后，反而让用户对聚美优品的认知变得模糊，业绩也出现断崖式的下跌。当然在转型当中聚美优品也涉及到产品质量的问题，这里就不细说了。

理顺逻辑：如何打动人？

首先要想清楚听众是一群什么样的人，PPT里面的内容能否打动他们，这就需要PPTer拥有很好的用户分析和洞察能力，要懂人性。

乔布斯在推出Ipod的时候，他说的是”把1000首你喜爱的歌装到口袋里“；而这时候其它的MP3厂家却在强调产品的储存量有多少个G。哪种方式更高级更打动人，一眼见分晓。

（2）设计让PPT升华

化繁为简

这里的化繁为简包括：视觉设计的简化和内容设计的简洁。PPT里面一定要剔除不必要的部分，才能让重要的内容得以体现。

知乎上有一个热门话题”有没有一句话的恐怖故事“，其中最经典的一个高票答案是“我给大家简单的说两句”。

美感精致

人天生是视觉性的动物，崇尚美丽漂亮的事物。PPT必须具备美感才能更具有说服力，让观众更容易接受我们的观点，所以如何把PPT设计的漂亮精美，是必须锤炼的基本功。

下面两张图是简化美化前后的对比，很好的说明了”化繁为简“和”美感“的重要性。

美化前

美化后

（3）演绎决定PPT的高度

演绎也非常考验一个PPTer的功力，决定了听众对你的观点和信息的吸收。

真实诚恳

我们分享的观点和信息要真实，态度要诚恳。因为观众远比我们想象中要聪明，容不得忽悠。观众能够敏锐的觉察到信息是否真实、演讲者是否真诚。

幽默的桥段

演讲的过程当中需要一些让人印象深刻的桥段。乔布斯在苹果发布会上最喜欢用到这个技巧，一次发布会上乔布斯从信封当中掏出了macAir，后来全世界的媒体都用这张图片来作为报道。

气质和气场

在演讲过程当中，微笑和自信是必不可少的武器；可能在演讲过后，观众会忘了你说过什么，但是他们会对你在演讲中表现出来的气质和气场印象深刻。

创意收尾

在结尾的时候，如果能用一个创意的收尾，会给人意犹未尽的感觉；爱因斯坦说过”逻辑可以让你从A到B,但是想象力可以带你到任何地方"。

Part2：制作PPT的正确顺序

相信很多人有过这样的遭遇，花了很大心思制作一份自我感觉不错的PPT，拿给领导或客户看的时候，却发现不是他们想要的；出现这种情况除了沟通不到位，也很有可能是制作流程存在问题。掌握制作PPT的正确顺序，可以避免无效产出减少返工。

首先要知道，一份完整PPT的结构

再来讲制作PPT的正确顺序

（1）写之前关了PPT，先思考

在正式写之前别着急下手，先把 PPT 给关了，好好想清楚下列事项：

明确需求

明确这份PPT 的核心目标，是为了介绍公司或新产品？为了解困难和问题？还是为了汇报工作？明确这份PPT 使用的场合，是在产品发布会？是面向客户提案？还是在公司进行分享？

这些因素决定PPT的核心主题和内容框架，只有把需求了解透彻，才能够保证大方向不会出错。

分析听众

听众的年龄、社会角色等基础属性？他们喜欢什么样的文字风格、设计风格和演讲风格？

听众的知识结构与所讲的内容是否存在较大的专业跨度？如果是这样，避免使用太多专业术语，尽量用简单易懂的方式讲述专业的内容。

听众喜欢什么样的话题？最忌讳哪些话题？把握不好很容易让自己的演讲失去控制。

梳理框架

在明确需求和分析听众之后，我们再把结构和内容的逻辑梳理清楚，这样就相当于把PPT 的整个骨架给搭好了；接下来要做的事情就是根据骨架往里面填充信息，详细的写出正文。

进行结构和内容的梳理时候，推荐大家借助思维导图的工具（如百度脑图、Xmind等），可以让我们的思路更清晰、逻辑更严谨，达到事半功倍的效果。

（2）PPT制作常见注意事项

确定尺寸

最新版本PPT默认尺寸是16：9，这样的尺寸符合人眼的习惯，大部分笔记本和电脑屏也适用这个尺寸。但如果是一些特殊场合，我们需要事先沟通确认投影屏的尺寸。

排版简约、风格统一

精简文字稿，不要把一大段文字铺在同一页幻灯片里，需要把关键词提炼出来，段落清晰的布局在页面上。

不要使用太花哨的颜色组合，同一页幻灯片的颜色最好不要超过三种，并合理使用看起来舒服的配色方案。

PPT的整体风格要统一，不能有些页面是商务风，而其它页面却是卡通风。

多用图片和图标

图片和图标不仅能让PPT在视觉上更有冲击力、更加美观；正确使用图片和图标，还能够精确的传递所要表达的信息、加深听众印象。

检查和定稿

制作完成后，检查是必不可少的步骤，检查重点包括：是否有错别字、风格是否统一、语句是否通顺、逻辑是否清晰、是否符合需求等。

相比制作完成后不符合要求去返工，不如写之前多一些沟通、多一些思考和准备。

Part：制作PPT的核心原则

职场中有一类人是非常令人羡慕的，无论是写什么要求的PPT都可以信手捏来，赢得领导和客户的赞许，赢得其他同事欣赏的眼光。

普通人和高手之间的差距，很多时候并没有想象中那么遥不可及，可能就是几个核心思维的差别。制作PPT同样有一些非常重要的核心原则，包括认知层面、逻辑层面、沟通层面和设计层面。

一、认知层面的核心原则

写PPT不是写作文

很多新手总是把一大段的文字放在PPT上，这是新手最容易犯的错误；首先视觉上密密麻麻非常的丑陋，同时自己的观点也很难被听众所吸收。信息展示应该突出要点、有层次的归纳、视觉形象化。

突出要点：每一页PPT最好只突出1-2个重要观点，让听众能够跟上思路。

归纳有层次：如果一页PPT里面的内容可以分为几个部分，一定要有层次的进行归纳和布局。

视觉形象化：尽量借助图片、图标和图标等可视化的方式来展示信息，可以让听众印象更加深刻。

作文式

优化后

更好的表达观点

PPT主要分为阅读型（直接发给对方看，由读者自行理解里面的内容）和演讲型（由制作者或其他人，为听众边放映边解说里面的内容）。

阅读型的PPT，往往很难让读者精确的get到制作者的观点，因此需要制作者把想传达的信息完整的呈现出来，包括逻辑是否顺畅、思路是否清晰、观点是否明确也显得尤为重要。

演讲型的PPT，更多的是依赖演讲者的水平，PPT更多起到辅助的作用，因此制作者应该注意页面的简洁美观，只需要把重要信息展示在幻灯片上即可，同时可以做少量的动画让演讲变得更加生动。

考验复合型能力

制作PPT是构思能力、设计能力和演绎能力的综合，只有把这三种能力逐个击破才能成为一个顶级的PPTer；很多人会落入一个误区，以为PPT制作主要就是视觉上的设计排版，而把绝大部分精力花在了排版上面。

同时在修炼PPT水平的过程中，我们切记要耐得住性子、稳扎稳打的锻炼基本功，不要急于求成幻想一口吃成个大胖子。只要能坚持每天花一点点时间来学习，就能够很明显感受到自己的进步。

二．逻辑层面的核心原则

关于逻辑层面的原则，主要包括“借助思维模型理清思路、包装故事提升内容可读性”这两个，我在之前的文章《策略策划终极方法》中有讲过，可以直接跳转去看。

三．沟通层面的核心原则

洞察人性的文案

我们讲的东西到底是不是听众想听的？这时候，就应该从听众角度去思考，他们关注的点是什么,他们处于什么样的环境和场景。

比如马自达的Slogan是：魅力科技。如果去农村做刷墙广告，你讲魅力科技估计没人会理解，不如刷上：开上马自达，马上就发达。

淘宝的口号大家耳熟能详：淘我喜欢。如果也做刷墙广告，就要刷上：吃穿住行用淘宝，价格便宜质量好。

烘托主体的展示方式

做内容排布展示之前，要先弄清楚每一页幻灯片的核心信息有哪些，当听众进入那一页的时候，第一眼就把目光集中在核心信息上。这就需要在做内容排布和展示的时候，想尽办法突出主体信息。

四．设计层面的核心原则

PPT的设计可以总结成精炼的八字原则：对齐、聚拢、对比、重复

对齐：提升整体美感度

俗话说"一齐遮百丑"。有关对齐的美，能直接联想到的必须是我国引以为豪的阅兵队伍，每当看到解放军叔叔踏着整齐的步伐和队伍迎面走来，总能让全世界都不由自主的发出一声”WOW“，这就是整齐的魅力。

在设计PPT的时候，只要把文字、图片进行对齐，整个幻灯片的美感度会瞬间上升一个档次。通常来说，包含上下左右对齐、居中对齐、分散对齐等多种对齐方式。

以下两页幻灯片的排版对比，就能直观的感受到对齐产生的视觉效果。

对齐

未对齐

聚拢：理清内容归属

通俗来讲，聚拢就是把幻灯片中各内容版块的远近亲疏关系梳理清楚。把相同性质的内容聚集在一起，制造一个呼吸的空间，这样就能够一眼看出各内容版块的归属关系。

聚拢之后比较容易分清一页幻灯片中所包含的内容版块，而不是看上去整页幻灯像黏在一起的整体，让人阅读起来感到困难。

聚拢前

聚拢后

对比：区分主次信息

对比应该比较好理解，就是不同元素之间存在某些纬度的差别，而对比的关键是区分和突出。

每年能走上维密舞台的都是来自各国的顶级超模，她们都拥有超凡脱俗的气质和令人羡慕的大长腿；而那几位有资格戴上天使翅膀的超模，往往会获得最多的关注和话题，因为有了翅膀的对比让她们更容易被区分、更容易脱颖而出。

对比在文字排版中的应用有很多种，我们可以加粗字体营造粗细的对比；加大字体营造大小的对比；改变颜色营造色彩的对比。这样重点信息就可以被快速识别。

未区分主次

区分主次

重复：制造统一感

利用同样的颜色、同样的字体、同样的形状，把不同的内容版块进行排列来制造统一感，这就是重复在设计中的应用，PPT高手一定是能够娴熟运用重复这一原则。

好比去餐厅吃饭，一家餐厅的服务员身穿统一的工作服，而另一家餐厅的服务员却穿着各自的生活装，毫无疑问我们会更倾向于选择统一工作服的餐厅，因为统一感能给人留下更美、更整洁、更舒服的印象。

Part4：PPT常用操作功能

当你打开PPT软件的操作界面，千万不要被琳琅满目的功能吓到；因为有一半以上的功能，在实际制作时基本上用不到。比如顶部菜单栏“设计”里面的幻灯片模板，这个功能就很鸡肋，我相信很多人都不会使用如此缺乏美感的模板。

面对如此多操作功能，到底有哪些在制作时会被我们经常用到呢？

（1）幻灯片的基本操作

幻灯片的基础操作包括：新建、复制和删除幻灯片，幻灯片放映，幻灯片浏览视图，幻灯片大小设置，着重讲一下幻灯片浏览和页面设置这两个操作。

幻灯片浏览视图

点击PPT右下角“幻灯片浏览”按钮进入；将按照幻灯片序号显示缩略图，可以看到所有幻灯片显示在同一画面里，有助于我们快速复制、删除和移动幻灯片。双击选定的幻灯片缩图可以切换到显示此幻灯片的普通视图模式。

幻灯片大小设置

最新的office版本默认幻灯片比例是16：9宽屏，跟大部分笔记本和电脑的比例是一样的，宽屏也是目前符合主流审美的展示方式。但在一些特定的放映场合，要根据场地屏幕的比例来调整幻灯片的比例，这时候可以通过“设计——幻灯片大小——自定义幻灯片大小”来设置幻灯片的比例。

（2）幻灯片母版设置

通过路径“视图——幻灯片母版”进入母版设置界面，通常需要做一个过渡页和一个通用页的母版。这样在幻灯片制作的时候可以直接套用母版，在母版的基础上再进行更多的设计。我们也可以做多个母版，制作幻灯片时点击鼠标右键来切换不同的版式

（3）插入对象和素材

插入的常用操作包括：插入文本、形状、图片、图表、表格、音频和视频等。每一种素材的插入在具体运用中都是有技巧的（详情见下图），这些技巧会提升制作效率、协助我们制作更精良的PPT；好比插入的文本可设置为默认文本框，等下次再插入文本时，跟之前的文本是相同的性质。

（4）素材快速对齐

自动对齐

移动素材的时候，画面中会出现跟其它素材对齐的等线，帮助我们快速对齐。

对齐操作

在菜单“格式“中找到“对齐”的功能栏，可以实现左右对齐、顶端底部对齐、居中对齐、横向对齐、纵向对齐等多，这是一个简单好用又极其重要的功能。

（5）格式刷的使用

格式刷简单来说，就是把某个素材的格式直接运用到另一个素材上，可以用来刷文字的格式、刷形状的格式、刷图片的格式等；这里还有个小技巧，如果双击格式刷，可以把一个素材的格式，无限次数的运用到其它素材上。

制作PPT非常讲究整体风格的统一，所以格式刷这个功能的使用频率非常高，节省不少制作时间。

（6）蒙版的使用

蒙版顾名思义就是“蒙在上面的板子“，通常有透明蒙版和渐变蒙版。最常见的使用方法，是在图片上面盖住一个色块，然后把色块的透明度提高来达到蒙版的效果。

蒙版可以大大提升设计感、做出高大上的PPT；当图片清晰度不够的时候，蒙版也可以起到遮蔽的作用。

（7）切换与动画的使用

幻灯片切换

演示的时候给幻灯片切换加上动画效果，可以缓减观众的视觉疲劳；但是不建议使用太夸张的切换效果，太夸张会造成喧宾夺主的印象，比较推荐的切换效果有“推入”“擦除”“随机线条”“缩放”这几个。

动画效果

动画主要是协助演讲者进行演绎，当遇到幻灯片的信息过多、或需要自动播放信息的情况，都可以通过做动画来解决。动画有进入、强调、退出、动作路径这四种方式，每种方式都包含了十几种动画效果，大家可以根据个人的喜好来选择。

需要知道的是，当我们费尽心思做好一个动画之后，可以利用动画刷的功能，直接把这个动画运用在其他元素上，大量节省了制作的时间。

Part5：进阶大牛的王牌功能

不用PS也能抠图和绘制不规则形状？

不用借助对齐功能也能智能对齐？

不用知道色号也能快速提取颜色？

没错！这些都可以利用PPT来直接实现！以下这些功能让设计实现更多可能，在效率上也有了质的提升。

取色器

当看到喜欢的颜色或一组好的配色，如果不知道颜色的具体色值，就需要用到取色器功能，可以轻松完成颜色的提取。

同时颜色提取完一次之后，颜色板上会保留最近使用过的颜色，接下来就可以直接使用了，是不是觉得非常方便。

TIPS：如果用的是老版本office没有取色器，也是有办法可想的——使用QQ截图，在截图时只要把鼠标箭头移到色块上，就会显示该色块的RGB值，然后在PPT颜色填充中输入RGB值，完成颜色的提取。

编辑顶点

取色器是帮助提取任何想要的颜色，而编辑顶点则是帮你做出任何想要的形状。比如我们想要把长方形的一条边变成弧形，选中长方形右键点击“编辑顶点”，拉动这条边就可以绘制成弧形，还可以通过调节杆进行弧度的调整。

光知道这个功能当然是远远不够的，还需要花时间去操练才能真正的熟练运用，手绘出各式各样的不规则图形。

删除背景

PPT毕竟不是专业的抠图软件，所以删除背景这个功能，比较适用于背景颜色比较单一、背景跟主体有一定色差的图片。

使用删除背景功能时，软件会初步智能识别出所要删除的部分，然后利用“要保留的区域”和“要删除的区域”两个功能，对图片的删除和保留部分进一步的选择，最终达到抠图的效果。具体的操作路径为“选中图片——格式——删除背景”。

演示者视图

经常做汇报和演讲的人会特别喜欢“演示者视图“这个功能，播放的时候右键选择“演示者视图”，电脑的画面将分成左右两部分：左边是幻灯片内容区域，可以看到幻灯片进行到第几页了；右边是备注区域，可以把演讲的重点信息进行备注，来规避思维短路和忘词的尴尬。

在接了投影仪的情况下，观众在投影屏上只能看到幻灯片的内容，而无法看到备注的信息，这个对于演讲者来说是非常有利的。

TIPS：幻灯片播放的同时，还可以右键打开指针功能来引导听众的视觉，帮助听众跟上演讲者的思路和进度。

布尔运算

布尔运算是一种包含联合、相交、相减的逻辑推演法，在图形处理操作中引用这种运算，使简单的图形组合产生新的形体。

布尔运算在PPT中名为形状组合，操作路径为“选中对象——格式——形状组合”，包括了联合、组合、拆分、相交、剪除这五项功能，常见作用对象为形状、图片、文本这三者之间的两两组合。

联合：多个对象联合成新的对象，经常用于做新形状。
组合：多个对象重叠的部分被减除，也主要用来做新形状。
拆分：每个对象里分离的部分被拆成单独的形状，用来做文字创意比较多。
相交：多个对象重叠的部分被保留，常用来做文字纹理填充和异型裁剪。
减除：先选的对象中减除掉与后选对象重叠的部分，可用在给图片中减除字。

布尔运算的规则：选择多个对象时候的先后顺序，会对布尔运算的结果产生影响，运算后保留的是先选择的对象的格式（填充色，轮廓色，效果等）。

PPT分节

通常在幻灯片浏览模式下幻灯片的陈列方式是密密麻麻的，通过新增节可以把整个PPT切割成几个部分，快速梳理整体架构和逻辑，快速搜寻到某一页幻灯片。

具体的操作路径是“幻灯片浏览——右键新增节——节命名”。在制作页数比较多的PPT时，比较推荐大家使用分节的功能。

Part6：提升效率的基础设置

基础设置是一件操作简单，也没有技术难度的事情，那为什么仍值得去研究和重视呢？因为难度低和是否知道是两码事，况且知道了也不一定会用，会用也不一定能用的好。

这里介绍六种设置，解答下列三个问题：

哪些基础设置是我们必须知道的？

这些设置对我们有哪些实质性的帮助？

如何用好和用对这些基础设置？

（1）参考线协助排版

通过路径“视图——参考线”勾选之后，在电脑中打开任意PPT文件都会默认开启参考线。

PPT的设计非常讲究素材上下左右的对称排布，打开参考线后，可以分辨出素材的排布是否对称，并借助参考线调整到正确的位置。针对相邻的两页幻灯片，如果存在同样属性的素材，也可以借助参考线，把相同属性的素材排在两页幻灯片中的相同位置；这样做的好处是，在演示切换幻灯片时，观众不会产生视觉上的跳跃感。

（2）撤销次数，添加后悔药

相信不少人碰到过这两种令人崩溃的情况：情形1，不小心删掉了有用的素材，这时候会用到撤销功能，但发现撤销次数不够用。情形2，调整排版或信息，发现调整后还不如之前的版本好，但改动太大无法撤销到先前的版本。

如果碰到这两种情形还有办法挽救吗？答案是“NO！只能重做！“

But，我们可以提前做好预防，就是自定义撤销次数，估计很多人都不知道这个功能的存在。设置撤销次数的路径“文件——选项——高级——最多可取消次数”，最高可设置撤销150次，相信绝对够用了。

（3）界面颜色，拥有个性化界面

大部分版本默认界面是彩色的，如果你经常熬夜加班或长时间对着电脑写PPT，就可以把界面调成灰色来保护眼睛。

修改界面颜色的路径“文件——选项——常规——office主题”，最新版提供了彩色、白色和灰色三种界面颜色供选择，大家可以根据自身的喜好和需求，设置个性化的界面。

（4）快速访问工具栏，减少二次操作

有些功能的使用频率极其高，如插入形状、插入文本、文字颜色大小、形状颜色、对齐、格式刷等。如果每次使用的时候，都需要去菜单栏去点击寻找，会大大阻碍PPT的制作速度。

而我们可以把这些常用的功能添加到快速访问工具栏，添加好之后，这些功能会横向排列在菜单栏上方或下方，这样可以直接点击功能来使用，从而减少了二次操作。

（5）保存设置，另存为多种格式

保存设置的功能可以另存为多种我们用到的格式，着重为大家介绍四种非常实用的格式：

存为“PowerPoint 97-2003演示文稿”，是一种兼容模式，文件可以使用任何的PPT版本打开。
PDF格式用到的场合也很多，通常发给别人的文件最好保存为PDF，首先可以避免对方拷贝或修改文件中的内容；

其次用手机浏览PPT经常会出现内容变形的情况，而手机浏览PDF就不会变形。
也可以把PPT导出为“JPG和PNG”等图片格式，建议大家选用PNG格式，导出的PNG相比JPG清晰度会更高。
还有一种只能看不能更改的格式“PowerPoint图片演示文稿”，这种格式会让幻灯片变成一张张图片，可以满足只想让别人看，不想让别人改的小心思。

（6）预览图模式，帮助分辨文件

PPT文件在未打开的状态下，在电脑桌面上有两种显示方式，一种是直接显示PPT软件图表，另一种是显示封面的缩略图，很显然封面预览图的显示方式，有利于我们更快的分辨不同的PPT文件。

我们可以通过路径“文件——属性——高级属性——摘要——勾选保存预览图片”来进行设置，设置好的 PPT文件在未打开状态下将显示封面预览图。