线下活动如何做好场地管理？做好这7步就够了！

在营造一场可以成为标杆级的优秀活动中，是由各个不同的模块齐头并进才能共同构成一个行业内令人钦佩的优秀活动。

那么活动项目管理中，场地的选择、沟通和运用往往是一个活动中最重要的一环。接到brief后如何快速有效的进行场地勘查，比其他agency更加了解场地，把场地运用到出神入化，为设计方案画龙点睛增加我们的中标率呢？

今天就来为行业内苦恼的你，分享项目管理第一课—场地管理。

1索取场地联系方式

取得场地联系方式是每场活动的agency都知道的，那么比拼的就是“时机”。

正式brief前：如果客户提供的材料中包含了场地的资料，那么就要通过各种渠道第一时间去了解该场地的信息，争取时间。

正式brief后：全力在当天从客户侧拿到联系人方式，第一时间去联系场地方到场地去勘查。每次比稿的agency至少是3-4家，场地在接待过程中往往会出现疲倦怠慢的现象，所以第一时间取得联系到达场地便抢占了“最佳时机”。得到的有用信息一定会比其他的agency更多。

2勘查准备工作

勘查人员选择：如场地距离不需要出差，那么所有项目相关人员尽量都到现场进行勘查；如场地距离需要出差考虑差旅压力，就需要按照勘查人员优先级进行排序：项目经理&木工负责人&AV负责人>施工经理>设计师>策划人员。

准备工具和材料。勘查的激光尺、卷尺就不用说了，最重要的事是要设法探听一切客户在前期对于场地的理解和规划。如客户关系良好，可以直接私下进行打探，也可以通过在与场地联系人的沟通过程中建立关系，从场地销售口中探知客户侧的需求和问题。

勘查时间。建议勘查场地总时长在2-3个小时，尤其是刚入行的小伙伴，在场地勘查过程中务必不达目的不罢休的精神，需要将场地的每个房间、路线梳理清楚，哪怕是客户此时没有提到的规划。

3现场勘查工作

首先要请客户提供的场地方直接对接人一起走场，获取客户选择场地时的有价值信息，了解场地惯用方式案例。先进行主会场的测量，测量工作可交由同去搭建公司负责人或者搭建经理去做，项目经理的工作是按照行走路线走一遍全部场地，普通路线&VIP通道路线等。

尽可能将每一处细节进行拍照，尤其可能需要P图的空间、位置。在行走的过程中根据brief中的需求思考如何包装使用，建立初步对场地的规划和理解，回来后将自己思考的初步规划brief给内部项目组。

PM主动思考的范围需包括：规划、包装方向及重点，场地原有结构是否有可利用空间，人流动线，车辆安排，功能间的勘查及初步规划（尺寸需要测量核实、照片需要拍摄）。最主要的一步是问题记录，要边走边记录对场地产生的问题，如：电箱位置、电量、货梯位置尺寸、其他的搭建要求等。

4Q＆A环节

此环节主要针对特殊情况，一种是场地客户给出的负责人不在场；一种是场地配合度较低，较难沟通。此时需要统计在走场过程中遇到的问题：自己记录&搭建供应商记录的。如：报批、网络、功能间数量，控台位置等。

5索取资料

需要向场地索取：CAD图（平面、立面/剖面，吊点图），网络联系人，报批联系人等其他必要联系人。

6输出场地勘查报告

此点也是至关重要的一点，在勘查完场地之后要尽快趁热打铁输出场地分析报告，最佳时间为勘查当天，时间越早记忆遗漏的东西越少，报告越准确全面。小编的习惯都是在当天回程的飞机上直接输出分析报告。

报告内容包括：按照行走路线由外而内配合精简的实景照片，同时按照空间顺序编写自己的规划思路和包装设计想法，思考标记策略，尤其是和场地有关的内容并输出。

7召开内部勘查会议

最后，场地勘查内部会一定要在第二天进行，作为项目PM需要提前准备好勘场报告、照片、各种场地图纸、预算表、方案内容细分脑图、官方brief文件。

（勘查内容部分表格，可后台获取）

（预算划分表格，可后台获取）

以上介绍了在勘查场地中的正确有效流程，下面小编根据自身经历再为大家整理下如果遇到特殊的场地该怎样运营应对？

咱们本次讲的是针对景区内的场地该如何运营，首先景区内场地作为活动人是一般不会碰的，但如果客户选择那么也一定有它的优点。

景区场地的一些优点，自身自带人流，对于想要将活动开放给大众的人来说是一个不错的选择，以及如果景区为该地区标志性建筑，也会在传播上制造爆点，引起大众媒体的广泛关注，提高圈内知名度。

同时对于运营上也存在许多令无数agency头疼的缺点。大部分景区都是当地的政府建造并直接管辖的，首当其冲的是对于报批和安全肯定是最重视的问题，从上到下打点好也是极耗费精力。

再者对于路线的设置和选择，相对没有普通场地那么自由，对于人员进出的限制有很严格的数量和身份凭证要求。其次是搭建时间需要考虑景区内游客感受相对没有那么自由，不属于正规接待活动场地，设施条件、房间等不是很完善。场地负责人相对于商业化场地沟通、配合度、效率没有那么高。

拿小编之前的经历举例，记得有场活动在深圳的世界之窗举办，该场地的对于搭建人员的数量要求很严格，以及需要收集每个进出的工作人员名单，在搭建时间上也是需要配合景区内自有活动时间，运送接收物料也是几经周转。虽然在所有人的努力下最终确保活动顺利结束，但是中间的折磨、艰辛的过程也是只有当事人才能体会到的，说多了全是眼泪～

那么针对此种场地运营，我们能做的就是提前规划好、尽最大可能全面考虑所有突发事件，以及针对突发事件的解决方案。把paperwork的撰写运用到的极致。针对这次活动场地，最大的问题就是物料运输接收以及人员统计和数量控制，在解决物料运输以及快递接收可以选择在场外酒店租赁会议室来作为接收点，然后统一运输至场地。以及针对多方收集名单、统一服装、控制数量，就是要输出大量的统计表、接收单、通知等。

PS：为了让大家更加易懂，后台回复“场地管理”即可免费获取场地勘查报告案例、以及其他文中给出的表格模版哦。

针对【项目管理|场地管理】分享这一期到此就全部结束了，欢迎小伙伴们在下方留言探讨分享更多你知道的经验哦～想知道【项目管理】中还有哪些经验分享请持续关注【项目管理】这个专题～